Reddition de comptes

À la fin du projet, dans le délai prescrit à l’entente de financement, le demandeur doit soumettre par courriel le rapport de parachèvement du projet. Ce rapport comporte un bilan des revenus et dépenses associés à la réalisation du projet, un tableau récapitulatif de chacune des dépenses encourues, un rapport d’activités et des indicateurs de rendement. Suite à l’analyse de ce rapport, le demandeur doit soumettre une copie des factures et preuves de paiement sélectionnées par l’administration et tout autre document pouvant être requis. À cet égard, les originaux des factures et preuves de paiement doivent être conservés par le demandeur et sont exigibles en tout temps. Sur préavis de l’administration, le demandeur doit donner accès à ses livres comptables pour fins de vérification ou aux experts-comptables mandatés par Fonds RadioStar. Le demandeur doit conserver les comptes, livres et registres relatifs à l'aide financière reçue pendant au moins cinq ans suivant l’achèvement du projet.

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Preuves de paiement acceptées
  • Preuve de compensation du chèque.
  • Paiement Internet et carte de débit : relevé bancaire.
  • Virement bancaire : confirmation de la transaction et relevé bancaire.
  • Paiement carte de crédit : relevé mensuel de la carte et preuve de paiement.
  • Dépenses payées par le distributeur : relevé mensuel du distributeur où apparaît la transaction.
Procédure d’échantillonnage

Vérification sur pièces:

Règle générale, le premier échantillonnage de pièces correspond minimalement à 50% du moindre de ces deux montants :

  • Le total des dépenses soumises, présentées au bilan ;
  • Le total des dépenses requises pour justifier le montant total de l’engagement, selon le pourcentage des dépenses couvertes par le programme.
  • Pour chaque pièce non recevable, le montant correspondant est non admissible et coupé du bilan.
  • Un deuxième échantillonnage de pièces sera alors requis par l’administration représentant minimalement le double du pourcentage des dépenses non recevables par rapport au total des dépenses soumises au bilan.

  • Si 20% des pièces vérifiées sont jugées non recevables suite au premier échantillonnage, la vérification couvrira donc 100% des dépenses soumises.

Vérification annuelle:

Depuis 2017 une procédure de vérification annuelle des bénéficiaires est en vigueur, soit une seule vérification des pièces (factures et preuves de paiements) une fois par année plutôt qu'en continu, pour 50% des dossiers fermés durant l'année, et ce, à la fin de l'exercice financier. L’obligation de déposer le rapport d’activités, le budget-bilan du projet et le tableau des dépenses demeure. 

Cette vérification annuelle est possible pour les maisons de disques reconnues et autres demandeurs récurrents qui obtiennent une cote de garantie supérieure (capacité financière et ratios financiers positifs, réalisme budgétaire des projets et qualité des parachèvements).